Factures et pièces jointes automatiques
Factures vs Documents
Paymely sépare les factures des documents :
| Factures | Documents | |
|---|---|---|
| Objectif | Envoyées au client avec les courriels de relance | Référence interne uniquement |
| Jointes aux courriels ? | Oui, lorsqu'activé sur l'horaire | Jamais |
| Formats acceptés | PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX | Tout type de fichier |
| Où les gérer | Profil client → section Factures | Profil client → section Documents |
Téléverser une facture
- Ouvrez le profil d'un client
- Faites défiler jusqu'à la section Factures (au-dessus des Documents)
- Glissez-déposez un fichier, ou cliquez sur Parcourir pour en sélectionner un
- Formats acceptés : PDF, Word (.doc/.docx), Excel (.xls/.xlsx) — max 20 Mo par fichier
- La facture apparaît immédiatement dans la liste
Note : Les images (JPG, PNG) ne sont pas acceptées comme factures. Utilisez le format PDF à la place.
Supprimer ou télécharger une facture
- Cliquez sur l'icône de téléchargement pour sauvegarder une copie sur votre ordinateur
- Cliquez sur l'icône de suppression pour retirer définitivement la facture
Joindre les factures aux courriels de relance
Pour que les factures soient automatiquement jointes lorsque Paymely envoie des courriels de relance :
- Ouvrez l'horaire que vous souhaitez configurer
- Dans la section Paramètres de pièces jointes, activez le commutateur Joindre les factures
- C'est tout — tous les clients de cet horaire qui ont des factures les recevront avec leurs courriels de relance
Que se passe-t-il lors de l'envoi d'un courriel de relance ?
| Scénario | Résultat |
|---|---|
| Commutateur activé + client a des factures | Factures jointes au courriel |
| Commutateur activé + client n'a pas de factures | Courriel envoyé normalement, sans pièces jointes |
| Commutateur désactivé | Aucune facture jointe pour personne |
Exclure un client spécifique
Lorsque le commutateur global Joindre les factures est activé, vous pouvez exclure certains clients :
- Dans l'éditeur d'horaire, faites défiler jusqu'à la liste des clients assignés
- Chaque client affiche maintenant un petit commutateur à droite
- Désactivez le commutateur pour ne plus joindre de factures pour ce client uniquement
Le commutateur par client n'apparaît que lorsque le commutateur global est activé.
Tableau des clients — Colonne Docs
Le tableau de la liste des clients inclut une colonne Docs (icône de trombone). Elle affiche le nombre combiné de factures et documents pour chaque client en un coup d'œil.
Bonnes pratiques
- Téléversez la facture la plus récente pour que les clients voient toujours les montants à jour
- Utilisez le format PDF pour une meilleure compatibilité avec les clients de messagerie
- Gardez des tailles de fichiers raisonnables — les pièces jointes volumineuses peuvent finir dans les pourriels
- Vérifiez les exclusions par client si certains clients ne devraient pas recevoir de factures (ex. : litige en cours)