Ajouter et gérer vos clients
Qu'est-ce qu'un client dans Paymely ?
Un client représente une personne ou une organisation qui vous doit une somme d'argent. Chaque client a un profil avec ses coordonnées et son solde dû. Vous assignez ensuite des horaires de rappels à ce client.
Ajouter un client manuellement
- Dans la barre latérale, cliquez sur Clients
- Cliquez sur Ajouter un client (bouton en haut à droite)
- Remplissez les champs requis :
| Champ | Requis | Description |
|---|---|---|
| Prénom et nom | ✓ | Nom complet — utilisé pour la correspondance automatique des paiements |
| Courriel | ✓ | Adresse courriel — utilisée pour envoyer les rappels et identifier les paiements |
| Téléphone | Optionnel | Numéro canadien (ex. : 514-555-0100) — requis pour les rappels SMS |
| Montant dû | ✓ | Montant en dollars que le client vous doit |
| Langue | Optionnel | Langue préférée (anglais ou français) — les rappels sont envoyés dans cette langue |
| Fréquence de paiement | Optionnel | Hebdomadaire, Bihebdomadaire, Semi-mensuel ou Mensuel — utilisé pour filtrer lors de l'assignation aux horaires récurrents |
| Montant par versement | Optionnel | Montant par cycle de paiement (ex. : 100 $ aux 14 jours). Apparaît uniquement quand une fréquence est définie. Disponible comme espace réservé dans les modèles. |
| Notes | Optionnel | Informations supplémentaires sur le dossier |
Important : Le nom complet et le courriel sont utilisés par l'IA pour réconcilier les paiements automatiquement. Assurez-vous qu'ils correspondent exactement à ce que le client utilisera dans ses communications.
Statuts des clients
| Statut | Description |
|---|---|
| Inactif | Client ajouté, aucun horaire assigné |
| À jour | Horaire en cours, rappels envoyés |
| En retard | Date d'échéance dépassée, solde impayé |
| Payé | Solde réglé — les rappels s'arrêtent automatiquement |
| Arrêt | Tous les rappels épuisés — offre de règlement possible |
| En règlement | Offre de règlement en cours d'envoi |
| Perdu | Offre de règlement expirée sans réponse |
| Légal | Toute communication bloquée (dossier juridique) |
Assigner un horaire
Après avoir créé un client :
- Ouvrez le profil client en cliquant sur son nom
- Dans la section Horaires et offres de règlement, cliquez sur Assigner un horaire
- Choisissez un horaire existant dans la liste
- Confirmez — les rappels démarreront selon le calendrier défini
Gestion des numéros de téléphone
Paymely valide automatiquement les numéros de téléphone canadiens. Les indicatifs régionaux acceptés incluent les provinces canadiennes (ex. : 514, 416, 604, 403, etc.).
Si un numéro n'est pas reconnu comme canadien, un avertissement s'affiche — les SMS ne seront pas envoyés tant que le numéro n'est pas valide.
Marquer un client comme payé
Lorsqu'un paiement est confirmé (automatiquement ou manuellement) :
- Le solde du client est mis à jour
- Les rappels en cours s'arrêtent automatiquement
- Le statut passe à Payé
Vous pouvez aussi marquer manuellement un paiement depuis la section Paiements ou directement dans le profil du client.
Factures et documents
Chaque profil client possède deux sections de fichiers :
- Factures — Fichiers que vous souhaitez envoyer au client (PDF, DOC, XLSX). Lorsqu'activées sur un horaire, les factures sont automatiquement jointes aux courriels de relance. Voir Factures et pièces jointes automatiques.
- Documents — Fichiers internes de référence pour votre équipe uniquement. Jamais envoyés aux clients. Voir Documents clients.
Le tableau des clients inclut une colonne Docs (icône de trombone) affichant le nombre combiné de factures et documents en un coup d'œil.
Commentaires et notes
La section commentaires utilise un système d'ajout uniquement pour la conformité légale :
- Cliquez sur la cellule commentaires dans le tableau ou ouvrez le profil client pour voir toutes les notes
- Cliquez sur Ajouter une note pour écrire une nouvelle entrée
- Chaque note est automatiquement horodatée avec la date, l'heure et le nom de l'auteur
- Les notes ne peuvent pas être modifiées ou supprimées une fois enregistrées — ceci crée un journal d'audit infalsifiable
Ce design assure un historique complet et vérifiable de toutes les interactions avec chaque client.
Déplacer au répertoire
Si un client n'est plus en recouvrement actif, vous pouvez le déplacer vers le Répertoire — une zone de stationnement qui libère vos places actives sans perdre les données.
- Sélectionnez le client dans le tableau
- Cliquez sur Déplacer au répertoire
- Choisissez l'onglet : En réserve (temporaire) ou Archivé (permanent)
Le client est retiré de tous les horaires et ne reçoit plus aucune communication. Vous pouvez le réactiver à tout moment depuis le répertoire.
Pour les détails complets, voir Répertoire — zone de stationnement.