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Enregistrer un paiement manuel

Quand enregistrer un paiement manuel ?​

Utilisez cette fonctionnalité pour les paiements reçus en dehors du système de courriel entrant :

  • Comptant remis en main propre
  • Chèque reçu par courrier
  • Virement bancaire direct (non confirmé par courriel)
  • Paiement par carte de crédit traité hors Paymely
  • Correction d'un solde (ajustement)

Enregistrer un paiement​

Via la page Paiements​

  1. Cliquez sur Paiements dans la barre latérale
  2. Sélectionnez Enregistrer un paiement
  3. Remplissez le formulaire (voir ci-dessous)
  4. Cliquez sur Enregistrer

Via le profil client​

  1. Ouvrez le profil du client
  2. Dans la section Historique des paiements, cliquez sur Enregistrer un paiement
  3. Le client est pré-sélectionné — remplissez les autres champs

Champs du formulaire​

ChampRequisDescription
Client✓Recherche par nom, courriel ou téléphone
Montant✓Montant reçu en dollars (ex. : 450.00)
Type de paiement✓Intégral ou Partiel
Méthode de paiement✓Comptant, chèque, carte de crédit, virement, autre
NotesOptionnelRéférence de chèque, numéro de transaction, remarque

Types de paiement​

Intégral​

Le client règle la totalité du solde dû.

Résultat : Statut du client → Payé automatiquement (si le montant couvre le solde total).

Partiel​

Le client paie une partie seulement.

Résultat : Le montant payé du client est augmenté. Si le solde restant est encore > 0, le statut reste À jour.

Détection de surpaiement​

Si le montant enregistré dépasse le solde dû, Paymely affiche un avertissement :

"Ce paiement dépasse le solde dû de X $. Voulez-vous continuer ?"

Vous pouvez confirmer — le surpaiement est enregistré dans les métadonnées pour référence. Le statut du client passe quand même à Payé.

Ce qui se passe après l'enregistrement​

  1. L'entrée apparaît dans l'historique des paiements du client
  2. Le solde restant est recalculé et mis à jour
  3. Si solde restant ≤ 0 → statut → Payé → rappels arrêtés
  4. Le nom de l'utilisateur qui a enregistré le paiement est journalisé (traçabilité)

Modifier ou supprimer un paiement enregistré​

Note : Les paiements manuels ne peuvent pas être modifiés directement dans l'interface actuelle. Pour corriger une erreur :

  1. Contactez le support, OU
  2. Enregistrez un paiement négatif (si votre workflow le permet) pour annuler l'entrée
  3. Puis enregistrez le bon montant

Voir l'historique complet​

L'historique de tous les paiements enregistrés pour un client est accessible depuis son profil, section Historique des paiements. Chaque entrée affiche :

  • Date et heure d'enregistrement
  • Montant
  • Type (intégral/partiel)
  • Méthode de paiement
  • Notes
  • Enregistré par (nom de l'utilisateur)