Comprendre les paiements et la réconciliation
Comment les paiements entrent dans Paymely
Paymely reçoit les notifications de paiement par courriel entrant. Lorsqu'un client envoie une confirmation de paiement (virement Interac, capture d'écran de paiement, etc.) à votre adresse de paiement dédiée (pay.paymely.app), l'IA analyse le contenu.
Le processus de réconciliation automatique
Étape 1 — Réception du courriel
Le client envoie un courriel avec sa preuve de paiement à l'adresse configurée pour votre entreprise.
Étape 2 — Analyse par l'IA
L'IA extrait automatiquement :
- Le nom de l'expéditeur
- L'adresse courriel de l'expéditeur
- Le montant mentionné (si présent)
- Les références de paiement (numéro de transaction, etc.)
Étape 3 — Correspondance avec un client
L'IA recherche dans votre base de clients une correspondance sur deux critères obligatoires :
- Courriel — l'adresse courriel de l'expéditeur doit correspondre
- Nom complet — le nom de l'expéditeur doit correspondre (approximativement)
Règle de sécurité : Une seule correspondance (courriel seul ou nom seul) ne suffit pas pour une approbation automatique. Les deux doivent correspondre.
Étape 4 — Décision
| Scénario | Résultat |
|---|---|
| Courriel ✓ + Nom ✓ | ✅ Approuvé automatiquement — solde mis à jour, rappels arrêtés |
| Courriel ✓ + Nom ✗ | 🔍 File de révision humain |
| Courriel ✗ + Nom ✓ | 🔍 File de révision humain |
| Aucune correspondance | ❌ Non reconnu — visible dans les paiements non appariés |
La file de révision humain
Les paiements en file de révision sont visibles dans Paiements → File de révision.
Pour chaque paiement en attente :
- Consultez les informations extraites par l'IA
- Comparez avec votre base de clients
- Cliquez sur Approuver (choisissez le client) ou Rejeter
Une fois approuvé manuellement :
- Le solde du client est mis à jour
- Les rappels s'arrêtent
- L'événement est journalisé dans l'historique
Ajouter un paiement manuellement
Si vous recevez un paiement hors courriel (espèces, chèque, virement direct) :
- Allez dans Paiements → Enregistrer un paiement
- Sélectionnez le client
- Entrez le montant et la date
- Confirmez — le solde est mis à jour immédiatement
Statuts de paiement
| Statut | Signification |
|---|---|
| Approuvé | Paiement confirmé, solde mis à jour |
| En attente d'examen | En file de révision humain — en attente d'une décision manuelle |
| Assigné manuellement | Associé manuellement à un client et approuvé |
| Rejeté | Rejeté manuellement (doublon, erreur, fraude) |
| Extraction échouée | L'IA n'a pas pu extraire les données de paiement du courriel |
Historique des paiements
Chaque paiement approuvé est visible dans le profil du client sous Historique des paiements, et dans la File de révision (filtre : Approuvé). Détails affichés :
- La date et l'heure
- Le montant
- La méthode (automatique IA ou manuel)
- Le client associé
- Le courriel source (si applicable)
Questions fréquentes
Le client a payé mais le statut est encore « À jour » ? Vérifiez que le courriel de confirmation a bien été reçu et traité. Si non, ajoutez le paiement manuellement.
L'IA a mal identifié un client ? Rejetez le paiement auto-approuvé, corrigez l'association manuellement, et vérifiez que le courriel du client dans le profil est à jour.
Comment configurer l'adresse de réception ? L'adresse de réception est configurée dans Paramètres → Paiements. Contactez le support si vous avez besoin d'un sous-domaine personnalisé.