Répertoire — zone de stationnement pour vos clients
Qu'est-ce que le répertoire ?
Le répertoire est une zone de stationnement pour les clients qui ne sont pas en recouvrement actif. Contrairement aux clients actifs (page Clients actifs), les clients du répertoire :
- Ne comptent pas dans votre limite de clients actifs du forfait
- Ne reçoivent aucune communication automatique (aucun courriel ni SMS)
- Sont retirés de tous les horaires et automatisations
Le répertoire vous permet de garder les données de vos clients sans consommer de places actives.
Accéder au répertoire
Dans la barre latérale, cliquez sur Répertoire. La page affiche deux onglets :
En réserve
Clients nouvellement ajoutés ou importés qui n'ont jamais été activés. Ils attendent d'être mis en service pour la première fois. Ces clients peuvent être supprimés définitivement puisqu'aucune activité n'a eu lieu sur leur dossier.
Archivé
Clients qui ont déjà été actifs et qui ont un historique (paiements, courriels, SMS, séquences de rappels). Ces dossiers sont conservés pour preuve et ne peuvent pas être supprimés. Ils peuvent être réactivés au besoin.
Déplacer un client vers le répertoire
Depuis la page Clients actifs, les clients sont toujours déplacés vers l'onglet Archivé du répertoire, puisqu'ils ont eu de l'activité.
Depuis le tableau des clients actifs
- Sélectionnez un ou plusieurs clients dans le tableau
- Cliquez sur Déplacer au répertoire dans la barre d'actions en lot
- Confirmez
Depuis le profil client
- Ouvrez le profil du client
- Utilisez l'action Déplacer au répertoire
Ce qui se passe :
- Le client est retiré de tous les horaires actifs
- Toutes les séquences de rappels s'arrêtent immédiatement
- Le client disparaît de la page Clients actifs et apparaît dans l'onglet Archivé du répertoire
Activer ou réactiver un client
Depuis l'onglet En réserve — Activer
Le bouton Activer met le client en service pour la première fois.
- Sélectionnez un ou plusieurs clients dans l'onglet En réserve
- Cliquez sur Activer
- Confirmez
Depuis l'onglet Archivé — Réactiver
Le bouton Réactiver remet en service un client qui a déjà été actif.
- Sélectionnez un ou plusieurs clients dans l'onglet Archivé
- Cliquez sur Réactiver
- Confirmez
Dans les deux cas :
- Le client revient dans la page Clients actifs
- Son statut est réinitialisé à À jour
- Vous devrez lui assigner un horaire pour démarrer les rappels
Attention : L'activation est soumise à votre limite de clients actifs. Si vous avez atteint votre quota, vous devrez libérer des places ou passer à un niveau supérieur.
Importer des clients dans le répertoire
L'importation en lot de clients se fait exclusivement depuis le répertoire :
- Allez dans Répertoire (onglet En réserve)
- Cliquez sur Importer une liste
- Suivez l'assistant d'import (voir Importer des clients en lot)
Les clients importés arrivent dans l'onglet En réserve du répertoire. Vous pouvez ensuite les activer individuellement ou en lot.
Ajouter un client manuellement est possible depuis le répertoire (onglet En réserve) ou depuis la page Clients actifs.
Limites du répertoire
Votre forfait inclut une limite de places dans le répertoire, distincte de la limite de clients actifs. La limite du répertoire est généralement 5 fois la limite de clients actifs de votre forfait.
Suppression permanente
La suppression définitive (purge) n'est disponible que depuis l'onglet En réserve :
- Sélectionnez les clients dans l'onglet En réserve
- Cliquez sur le bouton Supprimer (icône poubelle)
- Confirmez — cette action est irréversible
Les clients de l'onglet Archivé ne peuvent pas être supprimés. Leur historique de communications, paiements et actions doit être conservé pour des raisons légales et réglementaires.
Parcours des clients
| Point de départ | Action | Destination |
|---|---|---|
| Import / ajout manuel | Arrive dans | En réserve |
| En réserve | Activer (première fois) | Clients actifs |
| Clients actifs | Déplacer au répertoire | Archivé |
| Archivé | Réactiver | Clients actifs |
Important : Un client ne peut pas passer directement de En réserve à Archivé. Il doit d'abord être activé et passer par l'étape de client actif.
Répertoire vs Clients actifs
| Clients actifs | Répertoire | |
|---|---|---|
| Compte dans le quota | Oui | Non |
| Reçoit des rappels | Oui (si horaire assigné) | Non — aucune communication |
| Visible dans les analytiques | Oui | Non |
| Import en lot | Non | Oui (onglet En réserve) |
| Ajout manuel | Oui | Oui (onglet En réserve) |
| Suppression possible | Non | En réserve seulement |